Política de Privacidade — Axen One
Esta Política de Privacidade explica como a AXEN TECH SOLUTIONS LTDA ("Axen Tech", "nós") coleta, utiliza, armazena, compartilha e protege dados pessoais no âmbito da plataforma Axen One, um software de CRM oferecido como serviço (SaaS) para empresas, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — "LGPD").
1. Quem somos
CNPJ: 69.311.597/0001-91
Endereço: Rua Marechal Deodoro, 436, Andar 1, Sala 102 — Centro, Taperoá/BA, CEP 45.430-000, Brasil
Contato de privacidade: contato@axentech.com.br
2. A quem esta política se aplica e nosso papel
O Axen One é utilizado por empresas ("Clientes") para centralizar o atendimento aos seus próprios clientes. Por isso, atuamos em dois papéis diferentes:
- Como controladora, em relação aos dados dos Clientes e de seus usuários da plataforma (por exemplo: nome, e-mail e dados de acesso dos atendentes), e aos dados de navegação em nossos sites.
- Como operadora, em relação aos dados das pessoas que entram em contato com os Clientes por meio de canais integrados (como o Instagram Direct). Nesses casos, o Cliente é o controlador dos dados, e nós os tratamos exclusivamente conforme suas instruções e para prestar o serviço contratado.
3. Dados que tratamos
3.1 Dados de cadastro e uso da plataforma
- Dados da empresa cliente: razão social, CNPJ, endereço e dados de contato e cobrança.
- Dados dos usuários da plataforma: nome, e-mail, telefone, cargo e credenciais de acesso.
- Dados técnicos: endereço IP, data e hora de acesso, tipo de navegador e dispositivo, e registros de atividade (logs), inclusive para cumprimento do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
3.2 Dados da integração com o Instagram
Quando um Cliente conecta voluntariamente sua conta profissional do Instagram ao Axen One, por meio do fluxo oficial de autorização da Meta, tratamos:
- Dados básicos da conta profissional conectada: ID da conta, nome de usuário, nome e foto de perfil. Esses dados são usados para identificar a conta conectada e vinculá-la ao ambiente correto do Cliente na plataforma.
- Mensagens do Instagram Direct enviadas à conta conectada e as respostas enviadas pelo Cliente pelo Axen One: conteúdo das mensagens (texto e anexos), data e hora, e o identificador, nome de usuário e nome público do perfil de quem enviou a mensagem.
- Tokens de acesso emitidos pela Meta, necessários para receber e enviar mensagens em nome da conta conectada.
Acessamos somente os dados autorizados pelo Cliente durante a conexão e apenas na medida necessária para prestar as funcionalidades descritas nesta política.
4. Para que usamos os dados
- Prestar o serviço de CRM, incluindo criar e gerenciar contas e autenticar usuários.
- Identificar a conta profissional do Instagram conectada e exibi-la no ambiente do Cliente.
- Receber as mensagens do Instagram Direct e exibi-las na caixa de atendimento do Axen One.
- Permitir que os atendentes autorizados do Cliente respondam a essas mensagens pelo Axen One.
- Oferecer suporte técnico, garantir a segurança e prevenir fraudes e abusos.
- Cumprir obrigações legais e regulatórias e fazer cobrança.
5. Bases legais
Tratamos dados pessoais com base nas hipóteses do art. 7º da LGPD, em especial:
- execução de contrato e de procedimentos preliminares;
- cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
- legítimo interesse, para segurança e melhoria do serviço, respeitados os direitos dos titulares;
- consentimento, quando aplicável.
Para dados tratados como operadora, a base legal é definida pelo Cliente controlador.
6. Compromissos sobre dados da Meta e do Instagram
- Não vendemos nem alugamos dados obtidos pelas plataformas da Meta.
- Não usamos esses dados para publicidade, criação de perfis de marketing ou qualquer finalidade diferente de prestar o serviço ao Cliente que os autorizou.
- Não compartilhamos esses dados com corretores de dados (data brokers) nem com redes de anúncios.
- Tratamos esses dados de acordo com os Termos da Plataforma da Meta e as Políticas do Desenvolvedor.
7. Compartilhamento de dados
Compartilhamos dados apenas quando necessário:
- Com provedores de infraestrutura e hospedagem em nuvem, que processam dados em nosso nome, sob obrigações de confidencialidade e segurança.
- Com a Meta Platforms, no envio das respostas pelo Instagram, conforme solicitado pelo Cliente.
- Com autoridades públicas, quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição de autoridade competente.
8. Transferência internacional
Alguns fornecedores, incluindo a própria Meta e provedores de nuvem, podem armazenar ou processar dados fora do Brasil. Nesses casos, adotamos as salvaguardas previstas nos arts. 33 a 36 da LGPD.
9. Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou divulgação. Entre elas estão a criptografia em trânsito (HTTPS/TLS), o controle de acesso por perfil de usuário e o isolamento dos dados de cada Cliente.
10. Por quanto tempo guardamos os dados
- Tokens de acesso do Instagram: são excluídos quando o Cliente desconecta a conta do Axen One ou remove o acesso do app nas configurações do Instagram.
- Mensagens e dados de atendimento: ficam guardados enquanto o contrato do Cliente estiver ativo, como parte do histórico de atendimento, ou até que o Cliente os exclua. Depois do fim do contrato ou de uma solicitação de exclusão válida, são excluídos em até 30 dias, salvo obrigação legal de guarda.
- Registros de acesso: guardados pelo prazo mínimo exigido pelo Marco Civil da Internet.
11. Direitos dos titulares
Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre compartilhamentos; e revogação do consentimento.
Para exercer esses direitos, escreva para contato@axentech.com.br. Se os seus dados forem tratados por nós em nome de um Cliente (por exemplo, se você enviou uma mensagem a uma empresa que usa o Axen One), você também pode fazer a solicitação diretamente a essa empresa. Nós a apoiaremos no atendimento.
12. Como desconectar o Instagram e solicitar exclusão de dados
As instruções completas estão na página Instruções de Exclusão de Dados.
13. Cookies
Usamos cookies estritamente necessários para autenticação, manutenção da sessão e segurança da plataforma. Você pode gerenciar cookies nas configurações do seu navegador, mas bloquear os necessários pode impedir o funcionamento do Axen One.
14. Menores de idade
O Axen One é destinado a empresas e aos seus usuários profissionais e não é direcionado a menores de 18 anos.
15. Alterações nesta política
Podemos atualizar esta política periodicamente. A versão vigente estará sempre publicada nesta página, com a data da última atualização. Alterações relevantes serão comunicadas aos Clientes.
16. Contato e Encarregado (DPO)
Para dúvidas, solicitações ou reclamações sobre privacidade e proteção de dados, fale com o nosso canal do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais: contato@axentech.com.br.
Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Privacy Policy — Axen One
This Privacy Policy explains how AXEN TECH SOLUTIONS LTDA ("Axen Tech", "we") collects, uses, stores, shares and protects personal data in connection with Axen One, a CRM software-as-a-service (SaaS) platform for businesses, in compliance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/2018 — "LGPD").
1. Who we are
CNPJ (Brazilian company registration): 69.311.597/0001-91
Address: Rua Marechal Deodoro, 436, 1st floor, Room 102 — Centro, Taperoá, Bahia, ZIP 45430-000, Brazil
Privacy contact: contato@axentech.com.br
2. Scope and our role
Axen One is used by businesses ("Customers") to centralize communication with their own clients. We therefore act in two roles:
- As a controller for data about our Customers and their platform users (such as agents' names, emails and login data) and for browsing data on our websites.
- As a processor for data about people who contact our Customers through integrated channels (such as Instagram Direct). In these cases, the Customer is the data controller, and we process the data only on the Customer's instructions to provide the contracted service.
3. Data we process
3.1 Account and platform usage data
- Customer company data: legal name, company registration number, address, and contact and billing details.
- Platform user data: name, email, phone number, job title and login credentials.
- Technical data: IP address, access date and time, browser and device type, and activity logs, including logs kept to comply with Brazilian law (Law No. 12,965/2014).
3.2 Instagram integration data
When a Customer voluntarily connects its Instagram professional account to Axen One through Meta's official authorization flow, we process:
- Basic data about the connected professional account: account ID, username, name and profile picture. We use this data to identify the connected account and link it to the correct Customer workspace.
- Instagram Direct messages sent to the connected account and the replies the Customer sends through Axen One: message content (text and attachments), date and time, and the sender's ID, username and public profile name.
- Access tokens issued by Meta, which we need to receive and send messages on behalf of the connected account.
We only access the data the Customer authorizes during the connection, and only to the extent needed to provide the features described in this policy.
4. How we use data
- To provide the CRM service, including creating and managing accounts and authenticating users.
- To identify the connected Instagram professional account and display it in the Customer's workspace.
- To receive Instagram Direct messages and display them in the Axen One service inbox.
- To let the Customer's authorized agents reply to those messages from Axen One.
- To provide technical support, keep the service secure, and prevent fraud and abuse.
- To comply with legal and regulatory obligations and to handle billing.
5. Legal bases
We process personal data on the legal bases in Article 7 of the LGPD, in particular:
- performance of a contract;
- compliance with legal or regulatory obligations;
- legitimate interests, for security and service improvement, while respecting data subjects' rights;
- consent, where applicable.
For data we process as a processor, the legal basis is determined by the controlling Customer.
6. Our commitments regarding Meta and Instagram data
- We do not sell or rent data obtained through Meta's platforms.
- We do not use this data for advertising, marketing profiling, or any purpose other than providing the service to the Customer who authorized it.
- We do not share this data with data brokers or ad networks.
- We handle this data in accordance with Meta's Platform Terms and Developer Policies.
7. Data sharing
We share data only when necessary:
- With cloud infrastructure and hosting providers that process data on our behalf under confidentiality and security obligations.
- With Meta Platforms, to deliver replies through Instagram as requested by the Customer.
- With public authorities, when required by law, court order or a competent authority's request.
8. International transfers
Some providers, including Meta and cloud providers, may store or process data outside Brazil. In these cases, we apply the safeguards in Articles 33 to 36 of the LGPD.
9. Security
We apply technical and administrative measures to protect data against unauthorized access and against accidental or unlawful destruction, loss, alteration or disclosure. These include encryption in transit (HTTPS/TLS), role-based access control, and separation of each Customer's data.
10. Data retention
- Instagram access tokens are deleted when the Customer disconnects the account in Axen One or removes the app's access in Instagram settings.
- Messages and customer service data are kept while the Customer's contract is active, as part of its service history, or until the Customer deletes them. After the contract ends or a valid deletion request is received, they are deleted within 30 days, unless the law requires us to keep them.
- Access logs are kept for the minimum period required by Brazilian law.
11. Your rights
Under Article 18 of the LGPD, you may request: confirmation that we process your data; access to your data; correction of incomplete, inaccurate or outdated data; anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data; portability; deletion of data processed based on consent; information about data sharing; and withdrawal of consent.
To exercise these rights, email contato@axentech.com.br. If we process your data on behalf of a Customer (for example, if you sent a message to a business that uses Axen One), you may also send your request to that business directly. We will help it respond.
12. How to disconnect Instagram and request data deletion
Full instructions are on our Data Deletion Instructions page.
13. Cookies
We use strictly necessary cookies for authentication, session management and platform security. You can manage cookies in your browser settings, but blocking necessary cookies may prevent Axen One from working.
14. Children
Axen One is intended for businesses and their professional users and is not directed at anyone under 18.
15. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The current version will always be published on this page with its last updated date. We will notify Customers of material changes.
16. Contact and Data Protection Officer
For privacy questions, requests or complaints, contact our Data Protection Officer channel: contato@axentech.com.br.
You may also file a complaint with the Brazilian National Data Protection Authority (ANPD).